3. Communicatie: de beste workflows maken

1. Berichten schrijven & doelgericht sturen

De primaire manier om binnen de community te communiceren is door berichten te schrijven/delen. Berichten kunnen worden geschreven door alle geautoriseerde gebruikers in zowel de app als het webplatform.

Kenmerken berichten:

• Alle berichten worden in chronologische volgorde op een tijdlijn gepresenteerd.
• Er zijn momenteel vijf soorten berichten: update, evenement, enquête, waarschuwing en aanbieding. Elk berichttype heeft verschillende kenmerken.
• Berichten hebben altijd een titel, een beschrijving met basisopmaak opties en optioneel toegevoegde media (bestanden, afbeeldingen, video, links).
• Berichten maken altijd deel uit van een kanaal (bijvoorbeeld nieuws, evenementen & promoties, veiligheid), dat iets vertelt over het onderwerp van het bericht.
• Berichten zijn altijd gericht op de hele community, een groep (een vooraf gedefinieerde selectie van gebruikers/bedrijven) of een aangepaste selectie van gebruikers/bedrijven.
• Gebruikers kunnen optioneel een bericht volgen, leuk vinden en beantwoorden.
• Berichten hebben een basisset statistieken (weergaven & impressies).
• Berichten kunnen worden bewerkt door de bedrijfsbeheerders van de schrijver en de communitymanagers.
  
  

Fig 1: De vijf typen berichten: update, evenement, enquête, waarschuwing en aanbieding.

Voordat het daadwerkelijke bericht wordt geschreven, moet de auteur het kanaal selecteren waarin het bericht wordt gedeeld, het berichttype en de ontvangers die hij/zij graag target. Het platform maakt gebruik van een slimme keuzelijst, waardoor het erg eenvoudig is om elke combinatie van ontvangers te selecteren.

Wanneer een bericht wordt geplaatst, stuurt het elke gerichte ontvanger een e-mailnotificatie en een pushnotificatie in de app. Zelfs gebruikers die hun account nog niet hebben geactiveerd, ontvangen e-mailnotificaties. De auteur van een bericht heeft ook de optie om een stil bericht (zonder notificaties) of een teaser te verzenden waarbij alleen de eerste zin in de e-mailnotificatie wordt weergegeven.

2. Kanalen om de communicatiestromen te organiseren

Communicatiestromen binnen communities kunnen divers en complex zijn. Veel onderwerpen worden over het algemeen besproken tussen meerdere doelgroepen en met verschillende niveaus van relevantie. In het platform worden kanalen gebruikt om berichten per onderwerp te categoriseren. Hierdoor kan de tijdlijn van berichten worden georganiseerd, waardoor gebruikers gemakkelijk de voor hen relevante informatie kunnen vinden.

Een kanaal heeft een naam, een korte beschrijving en een omslagafbeelding. Elk kanaal heeft een aantal auteurs die berichten mogen schrijven in het kanaal, variërend van één persoon tot de hele community. De ontvangers die in een kanaal kunnen worden getarget, kunnen worden beperkt tot een subselectie van de community. Dit maakt het mogelijk om bijvoorbeeld een marketingkanaal te creëren waarin het marketingbureau de enige auteur is en de ontvangers beperkt zijn tot alle marketingmanagers.

Fig 2: Voorbeeld van een selectie van kanalen. Het 'Mijn tijdlijn' kanaal toont alle berichten van de kanalen die deze gebruiker volgt.

Omdat sommige kanalen relevanter zijn dan andere, hebben gebruikers de mogelijkheid om kanalen te volgen of te ontvolgen. Wanneer gebruikers een kanaal volgen, ontvangen ze een notificatie wanneer nieuwe berichten worden geplaatst. De communitymanagers kunnen beslissen welke kanalen standaard worden gevolgd en of de gebruikers de optie hebben om deze te ontvolgen.

3. De juiste content uit de juiste mix van stakeholders krijgen

Het niveau van betrokkenheid en activiteit in je community hangt grotendeels af van de inhoud die wordt gedeeld. Inhoud moet relevant, uitgebreid en up-to-date zijn, wat voortdurende input van de belangrijkste stakeholders in het winkelgebied vereist.

Het platform introduceert ook een nieuwe, directere vorm van communicatie, die meer in overeenstemming is met de manier waarop mensen tegenwoordig inhoud krijgen. In plaats van lange formele teksten te schrijven, kan inhoud veel korter zijn, wat leidt tot veel efficiëntere communicatiestromen.

Merk op dat de invoering van een nieuwe werkmethode enige volharding vergt. De meeste mensen zijn gewend e-mails of zelfs papieren brieven te sturen om hun informatie over te brengen, en het is moeilijk om het gedrag van mensen te veranderen. Het is daarom raadzaam om met elke belanghebbende overeenstemming te bereiken over het type en de frequentie van de inhoud die ze moeten schrijven.

4. Inhoud delen buiten de community

De meeste inhoud die binnen community's wordt gedeeld, is uitsluitend bedoeld voor zijn leden. Er zijn echter gevallen waarin het handig is om ook bepaalde inhoud te delen met externe belanghebbenden. Het platform heeft opties om dit te doen via de nieuwsbriefmodule of via een API-verbinding.

Doorgaan met lezen | Services: faciliteer uw leden