2. Management: organiseer je community

Het succes van je community is grotendeels afhankelijk van hoe de community-leden in eerste instantie zijn gestructureerd en hoe goed deze in de loop van de tijd worden bijgewerkt.

1. Het vinden van de juiste structuur, wie mag wat doen/zien?

Omgaan met een groot aantal huurders, dienstverleners en andere betrokken partijen kan ingewikkeld zijn. Vooral wanneer de mensen binnen deze organisaties verschillende rollen en autorisaties hebben. Om ervoor te zorgen dat het makkelijker wordt om deze belanghebbenden te beheren, moet je ervoor zorgen dat de communitystructuur op de structuur van het winkelgebied lijkt.

Op Chainels verdelen we deze belanghebbenden in gebruikers en de bedrijven waarvoor ze werken. Beide kunnen worden onderverdeeld in specifieke groepen, die op het hele platform worden gebruikt om bijvoorbeeld toestemming te geven voor het lezen of schrijven van inhoud, mappen openen of voor het gebruik van specifieke functies.

Fig1: Bedrijven en hun respectieve gebruikers (bijv. Managementbureau, Winkel)

Bedrijfsgroepen

Op bedrijfsniveau is het mogelijk om handmatig groepen te maken. De meeste groepen worden echter gecreëerd op basis van bepaalde kenmerken, die als onderdeel van elk bedrijfsprofiel worden aangemerkt. Deze groepen worden automatisch bijgewerkt wanneer een bedrijf is bewerkt of een nieuw bedrijf is aangemaakt door een communitymanager. De volgende bedrijfsgroepen worden vaak gebruikt:

Eenheid: eenheid 1, eenheid 2
Gebouw: gebouw 1, gebouw 2
Straat: Queen street, Baker avenue
Branche: mode, interieurontwerp
Type lid: detailhandel, eten & drinken, dienstverlener, eigenaar, kantoor, appartement, cultuur, vrije tijd
Gebied of verdieping: 2e verdieping, grote doorgang, food court
Huurder: ja / nee
Onderdeel van loyaliteitsprogramma: ja/nee

Omdat elke community verschillend is, maken verschillende kenmerken geen deel uit van het standaard bedrijfsprofiel. Vraag je accountmanager om de kenmerken toe te voegen die van toepassing zijn op jouw situatie.

Rollen en gebruikersgroepen

Op gebruikersniveau werkt het precies hetzelfde, maar in plaats van veel gebruikersaanduidingen te hebben, werkt het platform met slechts één kenmerk: gebruikersrollen. Wanneer gebruikers worden uitgenodigd, of hun verzoek om lid te worden van een community (alleen voor white label communities) wordt geaccepteerd, kunnen zowel community- als bedrijfsbeheerders meerdere rollen selecteren die op deze persoon van toepassing zijn. De rollen die bedrijfsbeheerders kunnen toewijzen aan gebruikers kunnen een selectie zijn van alle rollen die kunnen worden toegewezen door communitymanagers. De volgende rollen worden vaak gebruikt: winkelmanager, personeel, beveiligingsdienst en marketingmanager.

Natuurlijk is het ook mogelijk om zelf aangepaste groepen te maken. Dit werkt goed voor teams, bijvoorbeeld: managementteam, marketingteam of evenementencomité.

Doelgerichtheid en bevoegdheden

Als de groepen eenmaal aangemaakt en up-to-date zijn, is het eenvoudig om bevoegdheden te geven aan enkele, meerdere of gemengde groepen. Dit maakt het mogelijk om je te richten op of toegang te geven tot bijvoorbeeld: één straat, twee straten of alle winkeliers in twee straten. Als communitybeheerder kun je de juiste gebruikers voor elke functie autoriseren door de juiste groepen te selecteren.

Fig 2: Bijvoorbeeld, elk deel van dit winkelcentrum (zoals Blok D) kan een groep zijn op Chainels.

2. Het gebruikersbestand actueel houden

Een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van een communitymanager is het uitnodigen van nieuwe gebruikers en het creëren van nieuwe bedrijven. Het hebben van een groot aantal gebruikers in een community kan het gebruikersbeheer echter behoorlijk ingewikkeld en bijna onmogelijk maken om up-to-date te houden. We creëren daarom de mogelijkheid voor bedrijfsbeheerders om hun collega's uit te nodigen en voor gebruikers om toegang te vragen tot de community zodat zij lid kunnen worden. Wij geloven dat het van vitaal belang is voor communities om organisch te groeien om succesvol te worden.

Nieuwe gebruikers uitnodigen

Wanneer een communitymanager of een bedrijfsbeheerder een nieuwe gebruiker uitnodigt, wordt er een uitnodigingsmail verzonden met een inleiding en een link om je aan te melden voor het platform (een wachtwoord kiezen). Het portal zal vragen om één of meer rollen aan deze gebruiker toe te wijzen en om te beslissen of je deze gebruiker bedrijfs-adminrechten moet verlenen.

Zodra gebruikers zijn uitgenodigd/toegevoegd aan het platform, ongeacht of ze zich aanmelden, ontvangen ze automatisch e-mailnotificaties (nieuwe berichten of andere belangrijke activiteiten). Elke berichtmelding die via e-mail wordt verzonden, heeft knoppen 'lees meer', 'aanmelden' en 'stem nu' die gebruikers naar het webplatform of de app op hun smartphone leiden. Dit geldt ook voor alle gebruikers die tijdens de implementatiefase aan de portal worden toegevoegd, wat betekent dat elk nieuw bericht het aantal actieve gebruikers kan vergroten.

Als een gebruiker nog geen account heeft, kan hij of zij toegang vragen tot een specifiek bedrijf in de community in de app en op het webplatform. Zowel de beheerders van dit bedrijf als de communitymanagers kunnen het verzoek accepteren.

Fig 3: Nieuwe gebruiker kan via het platform worden uitgenodigd, deze ontvangt een e-mail. Gebruikers kunnen de app ook downloaden/naar de website gaan, hun community + bedrijf kiezen en toegang vragen.

Een bestaande gebruiker toevoegen aan een nieuw bedrijf

Het is mogelijk dat een gebruiker deel uitmaakt van meerdere bedrijven en communities. Je kunt eenvoudig het e-mailadres van een bestaande gebruiker toevoegen aan een bedrijf. Je kunt wisselen tussen meerdere bedrijven op het platform zonder dat je je hoeft af te melden.

Bedrijfsbeheerder

Elk bedrijf kan één of meerdere gebruikers met beheerdersrechten hebben. Een bedrijfsbeheerder heeft toestemming om:

collega's uit te nodigen
gebruikers bedrijfsbeheerderrechten te geven
rollen toe te wijzen (een selectie)
gebruikers die lid willen worden van de community en dit bedrijf te accepteren
het bedrijfsprofiel te bewerken

Nieuwe bedrijven toevoegen

Alleen communitymanagers kunnen nieuwe bedrijven toevoegen. Na het creëren van een nieuw bedrijf, met of zonder het uitnodigen van een gebruiker, maakt het bedrijf onmiddellijk deel uit van de community. Zowel de communitymanagers als de nieuwe bedrijfsbeheerder(s) kunnen het bedrijfsprofiel voltooien.

Lees verder | Communicatie: de beste workflows maken