Management

Het tabblad Management is exclusief toegankelijk voor community managers en dient als de centrale plek voor het overzien van alle gegevens met betrekking tot huishoudens, bedrijven en gebruikers. Afhankelijk van de specifieke configuratie van je community, kom je mogelijk alleen bedrijven tegen, alleen huishoudens, of een combinatie van beide.

Binnen het tabblad Management vind je de volgende subcategorieën:

1. Huishoudens (alleen zichtbaar als residentiële gebruikers deel uitmaken van je community)
2. Bedrijven (alleen zichtbaar als commerciële gebruikers deel uitmaken van je community)
3. Gebruikers
4. Community managers
5. Groepen
6. Nieuwsbrieven
7. Statistieken

Onder de tabbladen Huishoudens, Bedrijven, Gebruikers en Community Manager zie je aanpasbare tabellen die verschillende gegevens per item weergeven. Het goed leren gebruiken van deze tabellen stelt community managers in staat om efficiënt te werken. Klik hier om meer te leren.

---

Huishoudens

Huishoudens toevoegen

1. Klik op + Nieuw huishouden toevoegen.
2. Vul de adresgegevens in. Het systeem controleert of er al een huishouden met hetzelfde adres bestaat om dubbele invoer te voorkomen.
3. Optioneel: Selecteer groepen waar dit huishouden deel van moet uitmaken. Lees meer over Groepen. 
4. Optioneel: Vul de extra velden in met aanvullende informatie die vereist is voor deze community. Houd er rekening mee dat deze velden vooraf zijn bepaald tijdens het onboardingproces. Als je wijzigingen in de opties wilt aanbrengen, neem dan contact op met help@chainels.com.
5. Klik op Volgende stap.
6. Klik op Bevestigen.

Huishoudens beheren

Als je op een rij in de tabel van huishoudens klikt, word je doorgestuurd naar de profielpagina van het huishouden. Hier kun je alle informatie die op huishoudniveau is opgeslagen bekijken of bewerken en de gebruikers ervan beheren. De gebruikersbeheerpagina van het huishouden is ook toegankelijk voor gebruikers als zij de juiste Bevoegdheid hebben (zie gebruikers toevoegen). 

Als je op de drie puntjes aan de rechterkant van elke rij klikt, krijg je verschillende opties:

1. Bekijk huishoudensprofiel – Opent de gedetailleerde profielpagina die hierboven is beschreven.
2. Huishouden bewerken – Maakt het mogelijk om informatie over het huishouden bij te werken, zoals het adres of de extra velden.
3. Gebruikers beheren – Hier kun je bepalen welke gebruikers toegang moeten hebben tot dit specifieke huishouden. Je volgt een vergelijkbaar proces als beschreven bij Gebruikers. 
4. Toevoegen aan groep(en)  – Wijs het huishouden snel toe aan een of meerdere groepen. Zie Groepen voor meer advies en 'best practices' voor het beheren van groepslidmaatschappen.
5. Herinnering sturen – Stuurt een herinneringsmail naar gebruikers van het huishouden die hun account nog niet hebben geactiveerd.
6. Verwijder huishouden – Verwijdert het huishouden en de bijbehorende gebruikers permanent uit het systeem.

---

Bedrijven

Bedrijven toevoegen

1. Klik op + Nieuw bedrijf toevoegen.
2. Vul de bedrijfsnaam in die aan gebruikers binnen de community wordt getoond. Klik vervolgens op 'Volgende stap'.
3. Vul bij Bedrijfsgegevens het adres van het bedrijf in.
4. Optioneel: Selecteer groepen waar dit bedrijf deel van moet uitmaken. Houd er rekening mee dat community managers zelf groepen kunnen beheren. Lees meer over Groepen.
5. Optioneel: Vul de velden in met extra informatie die vereist is voor deze community. Houd er rekening mee dat deze velden vooraf zijn bepaald tijdens het onboardingproces. Als je wijzigingen in de opties wilt aanbrengen, neem dan contact op met help@chainels.com.
6. Klik op Volgende stap.
7. Klik op Bevestigen.

Bedrijven beheren

Als je op een rij in de bedrijventabel klikt, word je doorgestuurd naar de profielpagina van het bedrijf. Hier kun je alle informatie op bedrijfsniveau bekijken of bewerken en gekoppelde gebruikers beheren. Toegang tot het bewerken van bedrijfsinformatie en de gebruikers is afhankelijk van de Bevoegdheid van de gebruiker (zie gebruikers toevoegen).

Als je op de drie puntjes aan de rechterkant van elke rij klikt, krijg je verschillende opties:

1. Bedrijfsprofiel bekijken – Opent de gedetailleerde profielpagina die hierboven is beschreven.

2. Bedrijf bewerken – Maakt het mogelijk om bedrijfsinformatie bij te werken, zoals de naam, het adres of de Extra Velden.

3. Gebruikers beheren – Hier kun je bepalen welke gebruikers toegang moeten hebben tot dit specifieke bedrijf. Je volgt een vergelijkbaar proces als beschreven bij Gebruikers. 

4. Aan groep(en) toevoegen – Wijs het bedrijf snel toe aan een of meerdere groepen. Zie Groepen voor meer advies en 'best practices' voor het beheren van groepslidmaatschappen.

5. Herinnering sturen – Stuurt een herinneringsmail naar gebruikers van het bedrijf die hun account nog niet hebben geactiveerd.

6. Bedrijf verwijderen – Verwijdert het bedrijf en de bijbehorende gebruikers permanent uit het systeem. Als een gebruiker deel uitmaakt van meerdere bedrijven, verliest deze alleen de toegang tot het verwijderde bedrijf.

---

Gebruikers

Gebruikers toevoegen

1. Klik op + Nieuwe gebruiker toevoegen.
2. Vul het e-mailadres van de gebruiker in en klik op Volgende stap. Wanneer een e-mailadres al aan een account is gekoppeld, laat een geel vlak zien van welke andere community deze gebruiker deel uitmaakt.
3. Als je community uit bedrijven en huishoudens bestaat, wordt gevraagd tot welke entiteit deze gebruiker behoort.
   1. Bij het toevoegen van een gebruiker aan een bedrijf: selecteer het bestaande bedrijf uit het keuzemenu. Als het bedrijf nog niet bestaat, kun je klikken op ‘Nieuw bedrijf aanmaken’ en word je doorgestuurd naar Bedrijven toevoegen. 
   2. Bij het toevoegen van een gebruiker aan een huishouden: selecteer het bestaande huishouden uit het keuzemenu. Als het huishouden nog niet bestaat, kun je klikken op ‘Nieuw huishouden aanmaken’ en word je doorgestuurd naar Huishoudens toevoegen. 
4. Klik op Volgende stap.
5. Vul de voornaam en achternaam van de gebruiker in (dit is vooraf ingevuld als de gebruiker al bestaat in Chainels).
6. Optioneel: Wijs rollen toe aan deze gebruiker.
7. Kies welk niveau van Bevoegdheid je voor deze gebruiker wilt instellen:
   1. Beheerder - Volledige toegangsrechten, inclusief het beheren van gebruikers en het bewerken van het huishoud-/bedrijfsprofiel. Dit betekent dat zij het recht hebben om andere gebruikers uit te nodigen voor hun huishouden/bedrijf.
   2. Gebruiker - Een gewone gebruiker, zonder de rechten om het huishoud-/bedrijfsprofiel te bewerken of andere gebruikers te beheren.
   3. Toeschouwer - Alleen-lezen gebruiker.
8. Kies het zichtbaarheidsniveau van het persoonlijke profiel:
   1. Community - zichtbaar voor alle gebruikers.
   2. Privé - zichtbaar voor gebruikers van het huishouden / bedrijf waartoe ze behoren, en community managers.
9. Je kunt wijzigingen aanbrengen in de uitnodigingsmail als je dat wilt. Door te klikken op de knop Sla wijzigingen in uitnodigingstekst op voor de volgende keer, zorg je ervoor dat de aangepaste tekst in ons systeem wordt opgeslagen.
10. Klik op Bevestigen.

---

Community managers

Community managers toevoegen

1. Klik op + Nieuwe community manager toevoegen.
2. Vul het e-mailadres van de community manager in en klik op Volgende stap.
3. Vul de voornaam en achternaam van de gebruiker in (dit is vooraf ingevuld als de gebruiker al bestaat in Chainels).
4. Optioneel: Wijs rollen toe aan de community managers.
5. Kies welk niveau van Bevoegdheid je voor deze gebruiker wilt instellen:
   • Beheerder - Volledige toegangsrechten, beheert alle aspecten van de community.
     • Hoogste rechtenniveau.
     • Kan service configuraties bewerken.
     • Kan alle services gebruiken.
     • Kan alle gegevens van bedrijven/huishoudens en rechten bewerken.
   • Gebruiker - Een gewone gebruiker, met beperkte rechten om de community te beheren.
     • Gemiddeld rechtenniveau.
     • Kan geen service configuraties bewerken.
     • Kan alle services gebruiken.
     • Kan geen details van bedrijven/huishoudens/gebruikers bewerken (heeft geen tabblad "Management" in de linkerzijbalk), maar kan wel alle gebruikers zien, zelfs als hun zichtbaarheid op privé staat.
   • Toeschouwer - Alleen-lezen community manager.
     • Laagste rechtenniveau.
     • Kan geen moduleconfiguraties bewerken.
     • Kan de services niet gebruiken (zoals een bericht plaatsen of een melding indienen).
     • Kan geen details van bedrijven/huishoudens/gebruikers bewerken (heeft geen tabblad "Management" in de linkerzijbalk), maar kan wel alle gebruikers zien, zelfs als hun zichtbaarheid op privé staat.
6. Kies het zichtbaarheidsniveau van het persoonlijke profiel:
   • Community - zichtbaar voor alle gebruikers. Het profiel van de accountmanager is zichtbaar op Home onder 'Ontmoet het team'.
   • Privé - alleen zichtbaar voor andere community managers.

---

Groepen

Groepen toevoegen

1. Klik op + Groep toevoegen.
2. Upload een afbeelding voor deze groep.
3. Verzin een naam voor deze groep.
4. Optioneel: vul een beschrijving in voor deze groep.
5. Selecteer de zichtbaarheid en het gebruik:
   • Als je "Alle gebruikers" selecteert, zijn de groepen zichtbaar voor iedereen, waardoor gebruikers ze kunnen zien op pagina's zoals Home en Leden. Ze kunnen zien welke bedrijven of huishoudens tot elke groep behoren. Als de zichtbaarheid van gebruikers is ingesteld op Community, zoals uitgelegd in de sectie Gebruikers, kunnen ze ook andere gebruikers in de groep zien. Deze zichtbaarheid helpt betrokkenheid te stimuleren tussen gebruikers met gedeelde interesses, branches, locaties of andere verbindende factoren.
   • Als je "Alleen door community management" selecteert, zijn de groep en de bedrijven of gebruikers die ertoe behoren alleen zichtbaar voor community managers. Dit maakt het een handige tool om gebruikers in verschillende delen van het platform te targeten.
6. Als je hier een favoriete groep van maakt, wordt deze getoond op Home.
7. Optioneel: Je kunt een map voor deze groep aanmaken in Chainels bestanden. Alle gebruikers van deze groep krijgen automatisch toegang tot die map.
8. Selecteer welke Groepsleden je in deze groep wilt opnemen. Je kunt gebruikers opnemen of uitsluiten met de knop in de rechterbovenhoek. Selectie kan worden gebaseerd op specifieke bedrijven of gebruikers, of op vooraf gedefinieerde criteria zoals gebruikersrollen of Extra Velden die tijdens het onboardingproces zijn geconfigureerd.
9. Let op: Zorg ervoor dat je geen regels maakt die elkaar tegenspreken, omdat dit tot verwarring kan leiden over welke regels van toepassing moeten zijn. Bijvoorbeeld: als je alle gebruikers van bedrijf X opneemt, maar ook alle gebruikers van hetzelfde bedrijf uitsluit, kan de groep zonder leden eindigen.
10. Klik op Opslaan als je klaar bent.

Groepen beheren

Community managers kunnen de lijst met groepen beheren. Door op het tandwielicoon aan de rechterkant van elke rij te klikken, kun je een groep bewerken of verwijderen. Als je ervoor kiest om te bewerken, volg je eenvoudig de hierboven beschreven stappen. Door op een groep in de lijst te klikken, kun je de bedrijven, huishoudens en gebruikers bekijken die aan die groep zijn gekoppeld.

---

Nieuwsbrieven

Een nieuwsbrief wordt per e-mail verstuurd en bestaat uit geselecteerde content die op je tijdlijn is gedeeld.

Relaties beheren

Je kunt dit gebruiken als je je nieuwsbrieven naar een breder publiek wilt sturen dan alleen de leden van je community. Je kunt e-mailadressen toevoegen van mensen die geen deel uitmaken van het platform.

Nieuwsbrief schrijven

Je kunt een kopafbeelding selecteren (aanbevolen formaat 16:9) en de kleuren kiezen die in je nieuwsbrief worden gebruikt. Als je een white label met je eigen huisstijl gebruikt, worden de bijbehorende kleuren automatisch toegepast. Een titel en inleiding kunnen worden toegevoegd om de inhoud van de nieuwsbrief in te leiden. Vervolgens kun je berichten van je tijdlijn selecteren die je opnieuw onder de aandacht wilt brengen.

De ontvangers van de nieuwsbrief kunnen ook worden gekozen. Houd er rekening mee dat gebruikers altijd het recht hebben om hun eigen instellingen te beheren. Als zij zich hebben afgemeld voor het ontvangen van nieuwsbrieven, zullen zij deze niet ontvangen, zelfs als zij deel uitmaken van de geselecteerde doelgroep. Als de nieuwsbrief naar externe contacten moet worden gestuurd die geen deel uitmaken van de community, kun je deze Relaties ook opnemen.

---

Statistieken

Na je onboarding wordt er een statistiekendashboard aan je community toegevoegd. De exacte details van deze dashboards kunnen per community verschillen, afhankelijk van de gebruikte services, voorkeuren en afspraken die tijdens de onboarding zijn gemaakt. Je kunt een specifiek datumbereik selecteren om de gegevens te bekijken die je wilt analyseren.

Tabellen beheren

In de tabbladen voor Bedrijven, Huishoudens, Gebruikers en Community managers wordt gebruikgemaakt van tabellen om informatie weer te geven. Deze tabellen zijn flexibel en stellen je in staat om de gegevensweergave aan te passen aan jouw behoeften.

De weergave wijzigen

Bovenaan elke tabel toont de grijze balk de kolomkoppen. Wanneer je met je muis over een van de koppen beweegt, verschijnt er een menu met drie puntjes. Door op dit menu te klikken, krijg je de optie om een nieuwe kolom aan de rechterkant toe te voegen of de huidige kolom uit de weergave te verwijderen. Het verwijderen van een kolom heeft alleen invloed op jouw persoonlijke weergave en verwijdert geen onderliggende gegevens.

In sommige gevallen zie je een kolom twee keer vermeld staan: één keer met de gewone naam en één keer met een vinkje (✓) ernaast. De versie met het vinkje laat zien of dat specifieke veld voor elke rij is ingevuld, wat handig kan zijn om snel ontbrekende informatie te identificeren.

Direct onder de kolomkoppen vind je filteropties. Hiermee kun je de gegevens in elke kolom filteren, waardoor het gemakkelijker wordt om specifieke informatie te vinden of met een deel van de tabel te werken.

Informatie exporteren of herinneringen sturen

Als je informatie uit je tabel wilt exporteren, kun je de relevante rijen selecteren met behulp van de selectievakjes aan de linkerkant van de tabel. Om alle rijen te selecteren, klik je op het selectievakje naast de eerste kolomkop. Dit selecteert in eerste instantie alleen de rijen op de huidige pagina. Om alle rijen van de volledige dataset mee te nemen, klik je op de optie die verschijnt: “Selecteer alle XX rijen”.

Houd er rekening mee dat de export precies dezelfde kolommen bevat die momenteel zichtbaar zijn in je weergave. Om meer of minder gegevens in de export op te nemen, pas je eenvoudig de kolommen in je weergave aan. Zodra je selectie is gemaakt, klik je op Exporteren om de gegevens te downloaden als een Excel- of CSV-bestand.

Dezelfde selectiemethode kan worden gebruikt als je een herinnering wilt sturen naar gebruikers die hun account nog niet hebben geactiveerd. Nadat je de gebruikers hebt geselecteerd, klik je eenvoudig op Herinnering om hen een nieuwe activeringsmail te sturen.

Weergaven toevoegen

Als je een combinatie van kolommen en filters hebt geselecteerd die je in de toekomst gemakkelijk wilt kunnen gebruiken, kun je een aangepaste weergave aanmaken. Klik bovenaan de tabel op + Weergave toevoegen om je huidige instellingen op te slaan. Op deze manier hoef je je selecties niet opnieuw toe te passen wanneer je de volgende keer terugkomt.

---

 

FAQ

Waarom kan een bedrijf / huishouden de status Betrokken hebben zonder Geactiveerd te zijn, of andersom?

Het is mogelijk dat een bedrijf / huishouden een betrokkenheidsstatus heeft zonder geactiveerde gebruikers, en andersom.

• Betrokken zonder Geactiveerd: Dit gebeurt als een gebruiker nog niet op de activatielink heeft geklikt, maar wel al e-mails van de community leest. Omdat het lezen van berichten telt als activiteit, krijgt het bedrijf of huishouden toch de status 'Betrokken'.

• Geactiveerd zonder Betrokken: Dit gebeurt als gebruikers hun account wel hebben geactiveerd, maar recent geen berichten hebben gelezen (via de app, website of e-mail). Ze hebben dus wel toegang, maar zijn niet actief geweest. Daarom staat de status op 'Geen' of 'Passief'

Hoe kan ik zien of bedrijfs- / huishoudprofielen zijn bewerkt?

Je kunt zien wanneer en hoe een bedrijfs- / huishoudprofiel is bewerkt door je tabelweergave aan te passen in het onderdeel Management op het desktopplatform.

Hier is het proces in twee stappen om de bewerkingsgeschiedenis te bekijken:

Stap 1: Voeg de kolom 'Laatst bewerkt op' toe

• Ga naar het onderdeel Management.
• Zoek de tabel Bedrijven / Huishoudens.
• Voeg de kolom 'Laatst bewerkt op' toe aan je tabelweergave. (Als je hulp nodig hebt bij het aanpassen van tabelkolommen, zie de sectie: Tabellen beheren)

Stap 2: Bekijk de gedetailleerde bewerkingsgeschiedenis

• Zoek het bedrijf in de tabel Bedrijven / Huishoudens.
• Klik direct op de datum en tijd die worden weergegeven in de kolom 'Laatst bewerkt op'.
• Er opent een gedetailleerde geschiedenis waarin je precies ziet wie de wijzigingen heeft aangebracht, wat er is bewerkt en wanneer de actie heeft plaatsgevonden.