Boekingen

De Boekingen service gebruiken als gebruiker

• Boeken

• Mijn boekingen

De Boekingen service gebruiken als community manager

• Boekingen beheren

De instellingen van de Boekingen service beheren

• Algemeen

• Boekbare objecten

• Categorieen

• Service

De Boekingen service gebruiken als gebruiker

In het Overzicht kun je navigeren tussen twee onderdelen: Boeken en Mijn boekingen.

Boeken

In het onderdeel Boeken zie je alle beschikbare items in je community die je kunt boeken. Dit kan variëren van vergaderruimtes en fietsen tot promotieruimtes en sportvelden, afhankelijk van wat je community aanbiedt. Wanneer je iets interessants vindt, klik je op Boeken om te beginnen.

• Selecteer je tijdslot(en). Kies de tijdsloten die je wilt reserveren. Community managers kunnen een limiet instellen op het aantal sloten dat je kunt boeken. Zodra je een selectie hebt gemaakt, laat het systeem de duur van je boeking zien. Als het een betaalde service is, zie je ook de totale kosten.

• Beantwoord aanvullende vragen (indien vereist). Als community managers extra vragen hebben ingesteld voor boekingen, moet je deze beantwoorden voordat je verder kunt gaan.

• Controleer de samenvatting van je boeking. Je krijgt een samenvatting van je boeking te zien. Controleer alle details zorgvuldig voordat je de boeking definitief maakt.

• Wacht op goedkeuring (indien van toepassing). Voor sommige items moet de boeking eerst worden goedgekeurd. Als dat het geval is, ontvang je een bericht zodra je aanvraag is goedgekeurd of afgewezen.

Mijn boekingen

In het onderdeel Mijn boekingen kun je al je huidige en eerdere boekingen bekijken, inclusief de boekingen die nog op goedkeuring wachten.

De Boekingen service gebruiken als community manager

Als community manager kun je, net als een gebruiker, de onderdelen Boeken en Mijn boekingen bekijken. Daarnaast heb je op de webversie toegang tot het onderdeel Boekingen beheren en kun je de instellingen van de service beheren.

Boekingen beheren

Hier vind je alle boekingen binnen je community. Als er openstaande boekingen zijn die jouw goedkeuring nodig hebben, verschijnen deze bovenaan de pagina. Je kunt alle boekingen tegelijk bekijken, of filteren op een specifiek boekbaar item door deze te selecteren in het menu aan de linkerkant.

Boekingen worden weergegeven in een tabel met daarin verschillende details. Je kunt deze tabel aanpassen via de knop Kolommen bewerken. Hiermee kun je specifieke velden tonen of verbergen. Het verbergen van een kolom verwijdert geen gegevens; het haalt ze alleen uit je huidige weergave.

Om je resultaten te verfijnen, kun je filters toepassen. Heb je een instelling gemaakt die je vaker wilt gebruiken? Klik dan op Weergave opslaan zodat je deze later makkelijk terugvindt.

Via het tandwielicoon ⚙️ aan de rechterkant van elke rij in de tabel heb je toegang tot verschillende acties:

• Boeking bekijken – Bekijk alle details van de geselecteerde boeking.

• Boeking bewerken – Als community manager kun je wijzigingen aanbrengen in elke boeking binnen je community. Denk hierbij aan het op naam van iemand anders zetten van de boeking, het aanpassen van de geboekte tijdsloten en het wijzigen van antwoorden op aanvullende vragen.

• Prijs bewerken – Pas de prijs voor deze specifieke boeking aan, indien van toepassing.

• Boeking annuleren – Annuleer de boeking zonder deze volledig uit de tabel te verwijderen.

• Boeking verwijderen – Verwijder de boeking en de bijbehorende gegevens definitief uit het systeem (wees voorzichtig, deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt).

De instellingen van de Boekingen service beheren

Over het algemeen kunnen de instellingen van de Boekingen service worden beheerd door community managers en gebruikers die toegangsrechten hebben als Servicebeheerders en Servicebewerkers. Lees hier meer over bij de Algemene instellingen. 

Je begint door op het tandwielicoon ⚙️ in de rechterbovenhoek van de Boekingen service te klikken. Er zijn vier onderdelen waarvan je de instellingen kunt beheren: Algemeen, Boekbare objecten, Categorieën en Service.

Algemeen

Hier kun je instellingen aanpassen zoals de naam van de service, het icoon dat wordt gebruikt en de categorie waarin deze op de Ontdek pagina wordt getoond. Daarnaast kun je ervoor kiezen om de service vast te pinnen. Dit betekent dat deze op Home onder 'Ontdek' verschijnt, mits de service zichtbaar is voor gebruikers.

Ook kun je de zichtbaarheid beperken tot een specifieke groep gebruikers.

Als je andere gebruikers binnen je community specifieke rechten wilt geven in deze service, kun je overwegen om ze Servicebeheerder of Servicebewerker te maken.

Servicebeheerder De geselecteerde gebruikers hebben de volgende bevoegdheden voor deze service:

• Het configureren van de boekbare objecten en categorieën.

• Het bekijken, beheren en goedkeuren van boekingen, inclusief boeken namens een bedrijf.

• Het beheren van de zichtbaarheid en bevoegdheden.

• Het bewerken van algemene informatie, inclusief de omslagafbeelding en het icoon.

Servicebewerker De geselecteerde gebruikers hebben de volgende bevoegdheden voor deze service:

• Het bekijken, beheren en goedkeuren van boekingen, inclusief boeken namens een bedrijf.

• Het bewerken van algemene informatie, inclusief de omslagafbeelding en het icoon.

Boekbare objecten

Hier kun je de individuele boekbare items in je community beheren.

Een boekbaar object toevoegen

Om een nieuw object toe te voegen, klik je op Object toevoegen en vul je de Algemene instellingen in:

• Selecteer een categorie Kies tot welke categorie dit object behoort. Als je eerst categorieën moet aanmaken of bewerken, kijk dan even bij het onderdeel Categorieën.

• Voeg een omslagafbeelding toe Deze afbeelding wordt getoond op de boekingspagina.

• Naam en omschrijving Vul een duidelijke naam en omschrijving in voor het object.

• Optioneel: Boekingsinformatie

  • Belangrijke informatie – Wordt tijdens het boeken in een groen kader getoond. Handig voor zaken die gebruikers moeten weten.

  • Beleid – Wordt tijdens het boeken in een oranje kader getoond. Gebruik dit om regels of voorwaarden te delen.

• Boekingen per tijdslot Bepaal hoeveel boekingen er tegelijkertijd gemaakt kunnen worden. Heb je bijvoorbeeld vijf fietsen beschikbaar, vul dan 5 in.

• Optioneel: Capaciteit Stel het maximumaantal personen per boeking in. Een vergaderruimte voor 10 personen heeft bijvoorbeeld een capaciteit van 10.

• Optioneel: Locatie Geef aan waar het object zich bevindt.

• Boekingsinstellingen

  • Bepaal of boekingen goedkeuring nodig hebben.

  • Bepaal of gebruikers hun eigen boekingen kunnen annuleren.

  • Stel de zichtbaarheid in voor alle gebruikers of beperk de toegang tot een specifieke groep.

• Optioneel: Smart lock integratie Als je community gebruikmaakt van een smart lock systeem, kun je een slot koppelen aan dit object. Hierdoor kan de gebruiker tijdens een actieve boeking het slot van de ruimte openen met de mobiele app. (Deze optie is alleen beschikbaar voor communities met een smart lock integratie.)

In het onderdeel Prijsstelling kun je bepalen of er kosten verbonden zijn aan een boeking. Je kunt kiezen uit de volgende opties:

• Geen prijs – Het boekbare item is gratis.

• Alleen prijsinformatie – Gebruikers zien een omschrijving met prijsdetails, maar er vindt geen automatische berekening plaats.

• Prijs per tijdslot – De totaalprijs wordt automatisch berekend op basis van het aantal geboekte tijdsloten.

In het onderdeel Optionele vragen kun je extra vragen toevoegen die aan gebruikers worden getoond tijdens het boekingsproces. Deze vragen worden apart weergegeven en kunnen gebruikt worden om relevante informatie te verzamelen (bijvoorbeeld dieetwensen of benodigde apparatuur).

Bij Configuratie tijdsloten kun je definiëren hoe de tijdsloten werken voor dit boekbare item:

• Lengte tijdslot – Kies hoe lang elk tijdslot moet zijn, variërend van 15 minuten tot een jaar.

• Minimum en maximum aantal tijdsloten – Stel in hoeveel tijdsloten er minimaal moeten worden geboekt en hoeveel er maximaal zijn toegestaan.

Je kunt ook extra beperkingen toepassen:

• Datum – Blokkeer specifieke datums voor boekingen, of sta boekingen alleen toe op geselecteerde datums.

• Interval – Blokkeer of sta boekingen toe binnen een specifieke reeks datums.

• Dag van de week – Geef aan op welke weekdagen boekingen zijn toegestaan of beperkt.

• Tijdstip – Bepaal de beschikbare boekingsuren per dag.

• Geblokkeerde tijdsloten na boeking – Blokkeer automatisch één of meer tijdsloten nadat er een boeking is gemaakt. Handig voor opbouw- of schoonmaaktijd.

• Minimale tijd vooraf boeken – Stel in hoe ver van tevoren een boeking minimaal gemaakt moet worden.

• Maximale tijd vooraf boeken – Beperk tot hoe ver in de toekomst boekingen gemaakt kunnen worden. We raden aan deze instelling te gebruiken voor eerlijk gebruik van de boekbare objecten en om te voorkomen dat gebruikers herhaaldelijk ver vooruit boeken.

Categorieën

Bij Categorieën kun je categorieën beheren om je boekbare items te groeperen.

Service

Hier kun je een omschrijving toevoegen die wordt getoond op de hoofdpagina van de Boekingen service.