![chainels_logo_black (1).png]](https://kb.getchainels.com/hs-fs/hubfs/chainels_logo_black%20(1).png?height=24&name=chainels_logo_black%20(1).png){kind=logo}
Formulieren
Alles over Formulieren. Ontdek hoe je aanvragen indient, inzendingen beheert en workflows en goedkeuringen configureert als gebruiker of manager.
Formulieren gebruiken als gebruiker
De service Formulieren beheren
De service-instellingen beheren
De service Formulieren is een veelzijdige tool, ontworpen om het verzamelen van informatie te stroomlijnen in elk type community, van residentieel en commercieel vastgoed tot complete steden en bedrijvenparken.
Community managers kunnen dit gebruiken om gestructureerde formulieren te maken voor uiteenlopende doeleinden, zoals:
- Aanvragen voor werkvergunningen
- Aanvragen voor parkeerabonnementen
- Updates voor noodcontacten
- Onderhoudsrapportages
- Ideeënbussen voor de community
Let op: Je community manager heeft de service Formulieren mogelijk een aangepaste naam gegeven (bijv. "Verzoeken" of "Aanvragen"). Als je twijfelt, kun je dit controleren door naar de URL in je webbrowser te kijken; deze zal altijd het woord forms bevatten wanneer je deze service gebruikt.
Formulieren gebruiken als gebruiker
Een formulier indienen
In het hoofdoverzicht van Formulieren zie je een lijst met beschikbare formulieren. Selecteer om te beginnen het formulier dat je wilt invullen. Nadat je alle verplichte velden hebt ingevuld, toont een bevestigingsscherm een samenvatting van je invoer. Op dit scherm moet je eventuele vereiste beleidsregels accepteren voordat je je inzending definitief kunt maken.
Je inzendingen bekijken en beheren
Na het indienen vind je je ingevulde formulier in het gedeelte Mijn inzendingen, dat een volledige geschiedenis van al je inzendingen bevat. Door een specifieke inzending uit deze lijst te selecteren, kun je:
- Reacties plaatsen voor de persoon die is toegewezen om je formulier te beoordelen.
- Je inzending bewerken als er wijzigingen nodig zijn.
- De status van het formulier wijzigen (bijv. van 'Open' naar 'Opgelost').
Let op: De mogelijkheid om een inzending te bewerken of de status te wijzigen, is afhankelijk van de instellingen die door je community manager zijn geconfigureerd.
De service Formulieren beheren
Als community manager of als gebruiker met de bevoegdheid Servicebewerker / Servicebeheerder, heb je dezelfde mogelijkheden als een gewone gebruiker, plus diverse extra bevoegdheden voor beheer en toezicht.
Extra bevoegdheden
-
Indienen namens gebruikers: Je kunt een formulier invullen en indienen voor een ander lid van je community.
-
Alle inzendingen beheren: Je hebt toegang tot het gedeelte Inzendingen beheren om alle formulieren die binnen de community zijn ingediend te bekijken en te verwerken.
Beheer inzendingen
De pagina Beheer inzendingen biedt een uitgebreid overzicht van alle formulieractiviteit. Formulieren die jouw goedkeuring vereisen, worden hier gemarkeerd als openstaande taken. Deze verschijnen ook in het gedeelte Voor jou op je Home scherm. Je kunt alle inzendingen in één keer bekijken of de lijst filteren om inzendingen voor een specifiek formulier te tonen.
Standaard toont de tabel met inzendingen de belangrijkste informatie. Mogelijke statussen zijn:
- Wachtend op goedkeuring
- Wachtend op gebruiker
- Open
- Opgelost
- Goedgekeurd
- Geannuleerd
- Gesloten
- Geweigerd
- In behandeling
Als je meer wilt weten over de verschillende soorten statussen, bekijk dan het onderdeel Workflow.
Je weergave aanpassen
Om de tabel met inzendingen aan je wensen aan te passen, klik je op de knop ⚙️ Kolommen bewerken. Hiermee kun je gegevenskolommen toevoegen of verwijderen uit je weergave en de indeling opslaan voor toekomstig gebruik.
De service-instellingen beheren
Als community manager of gebruiker met Service beheerder authorisatie kun je de instellingen voor de service Formulieren beheren. Selecteer vanuit de overzichtspagina het ⚙️ tandwielicoon om toegang te krijgen tot de configuratieopties.
Algemene instellingen
In dit gedeelte kun je het uiterlijk en de basiszichtbaarheid van de service aanpassen:
- Uiterlijk aanpassen: Stel de omslagafbeelding en het icoon in die de service op het platform vertegenwoordigen, zoals in het onderdeel "Ontdek".
- Categorie instellen: Kies de categorie waarin de service verschijnt in het onderdeel Ontdek.
- Algemene zichtbaarheid beheren: Maak de service zichtbaar of verborgen in de community.
- Gepind: Pin de service direct op het startscherm (Home) voor eenvoudige toegang.
Zichtbaarheid
In het gedeelte Zichtbaarheid kun je beheren wie toegang heeft tot de service Formulieren en specifieke beheerdersrollen toewijzen. Dit is vooral handig om beheerdersrechten te geven aan gebruikers die geen community manager zijn, aangezien hun bevoegdheden beperkt blijven tot deze specifieke service.
Er zijn twee rollen die je kunt toewijzen:
- Service bewerker
Gebruikers met deze rol kunnen inzendingen beheren en basisdetails bewerken. Hun bevoegdheden omvatten:- Alle formulierinzendingen bekijken en beheren, inclusief het doen van inzendingen namens een lid.
- Algemene informatie bewerken, zoals de omslagafbeelding en het icoon.
- Service beheerder
Gebruikers met deze rol hebben volledige controle over de service Formulieren. Hun bevoegdheden omvatten:
- Aanvraagformulieren, toegewezen personen en de servicebeschrijving configureren.
- Alle formulierinzendingen bekijken en beheren, inclusief het doen van inzendingen namens een lid.
- De zichtbaarheid van de service beheren en rechten toewijzen aan andere gebruikers.
- Algemene informatie bewerken, zoals de omslagafbeelding en het icoon.
Formulieren
Dit gedeelte toont een volledige lijst van alle formulieren die voor je community zijn gemaakt. Vanaf hier heb je diverse beheermogelijkheden:
-
Nieuw formulier toevoegen: Maak een formulier vanaf het begin.
-
Bestaande formulieren bewerken: Breng wijzigingen aan in de inhoud of instellingen van een formulier.
-
Formulieren dupliceren: Maak een kopie van een bestaand formulier om als sjabloon te gebruiken.
-
De volgorde wijzigen: Sleep formulieren om de volgorde waarin ze aan gebruikers worden getoond aan te passen.
Je kunt de gegevens in deze overzichtstabel ook aanpassen door op de knop ⚙️ Kolommen bewerken te klikken.
Om te leren hoe je een formulier maakt, bekijk onze handleiding: Formulieren toevoegen en bewerken.
Service
In dit gedeelte kun je het team definiëren dat verantwoordelijk is voor het verwerken van formulierinzendingen.
-
Toegewezen personen/bedrijven: Hier selecteer je de groep gebruikers die kan worden toegewezen om ingediende formulieren te beoordelen en goed te keuren.
-
Beschrijving: Je kunt ook een optionele interne beschrijving voor deze service opgeven, die het doel van de formulieren kan verduidelijken.
Formulieren toevoegen en bewerken
Of je nu een nieuw formulier maakt of een bestaand formulier bewerkt, het configuratieproces is hetzelfde. Je stelt het formulier in via drie hoofdonderdelen: Algemeen, Formulierconfiguratie en Workflow. Een checklist onderaan de pagina toont altijd de stappen die je moet voltooien voordat het formulier kan worden gelanceerd.
- Om een nieuw formulier te maken, selecteer je de knop + Formulier toevoegen.
- Om een bestaand formulier te bewerken, selecteer je het ⚙️ tandwielicoon ernaast in de lijst.
Algemeen
Hier stel je de basisgegevens en rechten voor je formulier in.
- Uiterlijk: Geef een naam, icoon en omslagafbeelding op. Je kunt ook een korte samenvatting toevoegen die wordt weergegeven op de overzichtspagina van formulieren.
- Beschrijving: Schrijf een gedetailleerde beschrijving of instructies voor het formulier.
- Annuleringen: Bepaal of gebruikers hun eigen inzendingen mogen annuleren nadat deze zijn verzonden.
- Zichtbaarheid: Stel beperkingen in om te bepalen welke gebruikers dit specifieke formulier kunnen zien en openen.
Formulierconfiguratie
In dit gedeelte bouw je het formulier op door verschillende soorten vragen toe te voegen en te rangschikken. De beschikbare typen zijn:
- Open vraag: Een basisveld waarin gebruikers een tekstueel antwoord kunnen typen.
- Meerkeuze (één antwoord): Een vraag waarbij gebruikers slechts één optie uit een vooraf gedefinieerde lijst met antwoorden moeten selecteren.
- Meerkeuze (meerdere antwoorden): Een vraag waarbij gebruikers meerdere opties uit een vooraf gedefinieerde lijst kunnen selecteren.
- Bestand uploaden: Een veld dat de gebruiker vraagt om één of meer bestanden te uploaden.
- Datum / Tijd: Een veld waarin gebruikers een specifieke datum en tijd kunnen selecteren.
- Datumbereik: Een veld waarin gebruikers een start- en einddatum kunnen selecteren.
Elke vraag die je toevoegt, kan worden ingesteld als verplicht of optioneel.
Workflow
Bij het maken van een formulier moet je de goedkeuringsworkflow configureren. Deze keuze bepaalt het proces dat een inzending volgt en of deze formele goedkeuring vereist.
Geen goedkeuring
Dit is een eenvoudige workflow voor inzendingen die geen formele goedkeuring nodig hebben. Bij dit type wijs je het formulier simpelweg toe aan een specifieke persoon of team dat verantwoordelijk is voor het beheer ervan.
Inzendingen in deze workflow gebruiken de volgende statussen:
- Open
- In behandeling
- Afgehandeld
Vereist goedkeuring
Kies deze optie wanneer inzendingen formeel moeten worden goedgekeurd, mogelijk door meerdere personen in een specifieke volgorde. Met deze workflow kun je een goedkeuringsproces in meerdere stappen bouwen. Voor elke stap kun je het volgende configureren:
- Stapnaam: Een duidelijke titel voor de goedkeuringsfase.
- Toegewezen personen: De persoon of groep die verantwoordelijk is voor het geven van goedkeuring bij deze stap.
- Goedkeuringsregel: Je kunt goedkeuring vereisen van slechts één van de toegewezen personen of van allemaal voordat het formulier verder kan gaan.
Inzendingen in deze workflow gebruiken de volgende statussen:
- Wachtend op goedkeuring
- Geaccepteerd
- Afgewezen
- Wachtend op gebruiker