Omzetrapportage

De service Omzetrapportage openen en gebruiken

• Toegang tot de service
• Hoe je je omzetrapportage indient
• Historische gegevens bekijken en beheren
• Deadlines en ondersteuning

De service beheren

• Algemene instellingen
• Configuratie-instellingen

Omzetschema's maken en beheren

• Algemeen
• Rapportageperiodes
• Formulierconfiguratie
• Herinneringen

Omzetgegevens exporteren

Veelgestelde vragen

• Wat moet ik doen als ik de service Omzetrapportage niet zie?
• Ik zie de service wel, maar waarom kan ik geen rapportage indienen?
• Hoe los ik problemen op als community manager?

---

De service Omzetrapportage openen en gebruiken

Toegang tot de service

Vanwege de gevoelige aard van de financiële gegevens moet je je opnieuw verifiëren (opnieuw inloggen) voordat je toegang krijgt tot de service Omzetrapportage.

Toegang tot deze service is vaak beperkt op basis van gebruikersrollen (bijv. "Financiën"). Als je de service niet ziet, kan dit komen doordat je niet over de vereiste rechten beschikt. Je community manager beheert deze instellingen.

Hoe je je omzetrapportage indient

Je ziet een melding voor eventuele openstaande rapportages op je startscherm en binnen de service Omzetrapportage zelf.

Om je rapportage in te dienen:

1. Klik op Rapporteer.
2. Vul alle verplichte velden in.
3. Accepteer de aangegeven beleidsregels, indien van toepassing.
4. Klik op Opslaan om je rapportage in te dienen.

Historische gegevens bekijken en beheren

Het overzicht toont al je eerder ingediende rapportages.

• Een eerdere rapportage bewerken: Als er een tandwielicoon ⚙️ zichtbaar is naast een item in de geschiedenis, kun je hierop klikken om wijzigingen aan te brengen in die specifieke rapportage. Als de deadline nog niet is verstreken, kun je je inzending nog aanpassen.

• Je weergave aanpassen: Om te wijzigen welke gegevenskolommen zichtbaar zijn in je geschiedenis, klik je op het tandwielicoon ⚙️ bovenaan de tabel en selecteer je Kolommen bewerken. Hiermee kun je een aangepast overzicht maken.

Deadlines en ondersteuning

Als je een rapportagedeadline mist, kan je community manager je mogelijk uitstel verlenen om je gegevens in te dienen of te bewerken. Als de rapportage vergrendeld is, gebruik dan de knop Contact om hulp te vragen aan de juiste persoon of afdeling.

---

De service beheren

Om de service Omzetrapportage te configureren, klik je op het tandwielicoon ⚙️ rechtsboven in de service om toegang te krijgen tot de instellingen.

Algemene instellingen

In dit gedeelte kun je het uiterlijk en de basiszichtbaarheid van de service voor je gebruikers aanpassen. Je kunt:

• Uiterlijk aanpassen: Stel de omslagafbeelding en het icoon in die de service op het platform vertegenwoordigen, zoals in het onderdeel "Ontdek".
• Categorie instellen: Kies de categorie waarin de service verschijnt in het onderdeel Ontdek.
• Algemene zichtbaarheid beheren: Maak de service zichtbaar of verborgen in de community.
• Gepind: Pin de service direct op het startscherm (Home) voor eenvoudige toegang.

Rechten en rollen

In het gedeelte Zichtbaarheid kun je specifieke beheerdersrollen toewijzen. Gebruik het dynamische selectiemenu om rechten te verlenen aan individuen of aan hele groepen op basis van hun bedrijf of voorgedefinieerde gebruikersrol.

Er zijn twee toegangsniveaus die je kunt toewijzen:

Service beheerder Gebruikers met deze rol hebben volledige controle over de service. Zij kunnen:

• Omzetschema's, contactgegevens en aangewezen rapporteurs configureren.
• Alle omzetrapportages bekijken en beheren, inclusief de mogelijkheid om te rapporteren namens een bedrijf.
• De zichtbaarheidsinstellingen van de service beheren en rechten toewijzen aan andere gebruikers.
• Algemene informatie bewerken, inclusief de omslagafbeelding en het icoon.

Service bewerker Deze rol is voor gebruikers die gegevens moeten beheren maar geen kerninstellingen. Zij kunnen:

• Alle omzetrapportages bekijken en beheren, inclusief de mogelijkheid om te rapporteren namens een bedrijf.
• Algemene informatie bewerken, inclusief de omslagafbeelding en het icoon.

---

Configuratie-instellingen

In het gedeelte Configuratie maak en beheer je de specifieke rapportageschema's voor je community. Een schema definieert de planning, deelnemers en regels voor een specifieke set omzetgegevens die je moet verzamelen.

(Voor een gedetailleerde uitleg, zie het onderdeel: Omzetschema's maken en beheren). 

Bij het bekijken van je lijst met schema's zie je de volgende belangrijke details in één oogopslag:

• Naam: De unieke naam voor de rapportage (bijv. "Maandelijkse verkoop").
• Status: De huidige staat van het schema:
  • Concept: In opzet; nog niet zichtbaar voor rapporteurs.
  • Actief: Live en momenteel gegevens aan het verzamelen.
  • Gepauzeerd: Tijdelijk inactief.
• Interval: De frequentie van rapporteren (bijv. wekelijks, maandelijks, per kwartaal).
• Begindatum: De datum waarop het schema actief wordt. Er moet een startdatum zijn ingesteld voordat de status van een schema kan worden gewijzigd van Concept naar Actief.
• Deadline: De specifieke vervaldatums voor elk interval.
• Leden: De lijst met bedrijven of gebruikers die verplicht zijn te rapporteren binnen dit schema.

Rapporteurs

In dit gedeelte definieer je welke communityleden worden aangewezen als Rapporteurs, waarmee ze algemene toegang krijgen tot de service Omzetrapportage. Een veelgebruikte methode is om dit te beheren door toegang toe te wijzen aan gebruikersrollen (bijv. "Winkelmanager" of "Finance"), maar je kunt ook individuen of bedrijven selecteren.

Contact

Je kunt optioneel specifieke contactgegevens opgeven voor elk schema. Deze informatie wordt getoond aan rapporteurs die hulp nodig hebben, vooral als ze een deadline hebben gemist.

Als je dit veld leeg laat, zien rapporteurs een standaardbericht dat hen verwijst naar het communitymanagement voor ondersteuning.

---

Omzetschema's maken en beheren

Let op: dit is alleen mogelijk voor Service beheerders. Om een nieuw rapportageschema te maken, klik je op de knop + Schema toevoegen. Je wordt door vier hoofdtabbladen voor configuratie geleid: Algemeen, Rapportageperiodes, Formulierconfiguratie en Herinneringen.

Een checklist onderaan de pagina houdt je voortgang bij en toont alle vereiste stappen die je nog moet voltooien voordat het schema kan worden gelanceerd.

Algemeen

Op dit tabblad configureer je de basisinstellingen en voeg je deelnemers voor het schema toe.

• Schemanaam: Voer een duidelijke, beschrijvende naam in voor het rapportageschema (bijv. "Maandelijkse omzet").
• Deelnemers: Selecteer de bedrijven die verplicht zijn deel te nemen aan dit specifieke schema. Dit kan op basis van groepen of vooraf gedefinieerde extra velden.
  • Let op: Alleen gebruikers die algemene toegang hebben gekregen in de hoofdsectie 'Rapporteurs' hebben toegang tot de service Omzetrapportage. Zorg ervoor dat ten minste één van de gebruikers van de bedrijven die aan een omzetschema zijn toegevoegd, toegang heeft.
• Beleidsverklaring: Je kunt hier elke gewenste tekst schrijven. Deze wordt elke keer dat gebruikers rapporteren aan hen getoond, en ze moeten deze accepteren om hun inzending te voltooien.

Rapportageperiodes

Hier definieer je de timing en deadlines voor de rapportage.

• Rapportage-interval: Kies de frequentie voor rapporteren: Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks, Per kwartaal, Halfjaarlijks of Jaarlijks.
• Startdatum: Stel de datum in waarop het schema voor het eerst actief wordt. Zodra het schema is gelanceerd, kan dit niet meer worden gewijzigd.
• Deadline: Definieer de deadline voor wanneer gebruikers hun rapportage voor elke periode moeten indienen.
• Te late inzendingen: Beslis of gebruikers nog steeds rapportages mogen indienen of bewerken nadat de officiële deadline is verstreken. Het voordeel van het toestaan van te late inzendingen is dat gebruikers hun gegevens nog kunnen indienen na de deadline, maar houd er rekening mee dat een strikte deadline gebruikers ook zal motiveren om op tijd te rapporteren.
• Beperkingen: Voeg optioneel regels toe om specifieke datums, datumbereiken of terugkerende dagen van de week (bijv. weekenden) uit te sluiten van rapportageverplichtingen.

Formulierconfiguratie

Voor elk omzetveld kun je het volgende configureren:

• Icoon en naam: Kies een herkenbaar icoon en een duidelijke naam (bijv. "Bruto omzet").
• Uitleg: Voeg optionele helptekst toe om te verduidelijken welke gegevens vereist zijn.
• Valuta: Selecteer de valuta voor de rapportage.
• Btw-instellingen: Geef aan of het gerapporteerde bedrag inclusief of exclusief btw moet zijn. Indien inclusief, kun je ook het btw-percentage opgeven.

Je kunt vervolgens meer Omzetvelden of andere vraagtypes toevoegen om je volledige rapportageformulier op te bouwen.

Herinneringen

Configureer de geautomatiseerde meldingen die naar rapporteurs worden verzonden.

Automatische herinneringen

Het systeem verstuurt standaard twee automatische herinneringen:

• Wanneer een rapportageperiode eindigt, om aan te geven dat het tijd is om omzet te rapporteren.

• Nadat de deadline is verstreken, als er nog geen rapportage is ingediend.

Aangepaste herinneringen

Je kunt extra herinneringen configureren om te verzenden naar gebruikers die nog niet hebben gerapporteerd. Voor elke aangepaste herinnering kun je instellen:

• Timing: Wanneer de herinnering moet worden verzonden (bijv. een specifiek aantal dagen, uren of minuten voor of na de deadline).

• Aangepast bericht: De specifieke tekst die in de herinneringsmelding moet worden opgenomen.

---

Omzetgegevens exporteren

1. Vink in de weergegeven tabel in Omzetrapportage de vakjes aan naast de bedrijven waarvan je de omzetgegevens wilt exporteren. Je kunt alle bedrijven selecteren door op het vakje in de koprij te klikken.
2. Klik linksonder op Exporteren.
3. Kies het bestandstype en formaat dat je wilt ontvangen.

Je export bevat de informatie uit je huidige weergave. Door op Kolommen bewerken te klikken, kun je bepalen welke informatie je toont en exporteert.

---

Veelgestelde vragen

Wat moet ik doen als ik de service Omzetrapportage niet zie?

Als de service Omzetrapportage ontbreekt, is er meestal een probleem met je account of de geselecteerde rol. Controleer het volgende:

• Controleer je account: Kijk in de rechterbovenhoek van je browser om de naam en het e-mailadres te zien waarmee je momenteel bent ingelogd. Als je meerdere accounts hebt, zorg er dan voor dat je de juiste gebruikt.
• Controleer je rol en bedrijf: Kijk in de bovenste balk van de pagina. Sommige gebruikers hebben toegang tot meerdere bedrijven of hebben verschillende rollen binnen een community (bijv. 'Winkelmanager', 'Marketing'). Zorg ervoor dat je de juiste omgeving hebt geselecteerd waarvoor je omzet moet rapporteren.
• Neem contact op met je community manager: Als je je account en rol hebt geverifieerd maar de service nog steeds niet kunt zien, neem dan contact op met je community manager. Zij kunnen je rechten controleren en je de nodige toegang verlenen.

Ik zie de service wel, maar waarom kan ik geen rapportage indienen?

Als je toegang hebt tot de service maar er geen optie is om te rapporteren, komt dit waarschijnlijk door een van deze twee redenen:

• Er is geen actieve rapportageperiode. Je community manager heeft de rapportage mogelijk gepauzeerd, of een nieuw rapportageschema is mogelijk nog niet gestart.

• Je bedrijf is niet toegewezen aan het actieve schema. Hoewel je mogelijk algemene toegang hebt tot de service, moet een community manager je bedrijf ook toevoegen aan een specifiek rapportageschema voordat je gegevens kunt indienen.

In beide situaties kun je het beste contact opnemen met je community manager voor meer informatie.

Hoe los ik problemen op als community manager?

Wanneer een gebruiker problemen meldt met de service Omzetrapportage, volg dan deze diagnostische stappen om het probleem te identificeren en op te lossen.

1. Heeft de gebruiker de juiste rechten? Bevestig eerst dat de gebruiker de benodigde toegangsrechten heeft.

• Basis login & rol: Adviseer de gebruiker om te controleren of ze zijn ingelogd op het juiste account en het juiste bedrijf/de juiste rol hebben geselecteerd in de bovenste balk van het platform. Je kunt ze verwijzen naar "Wat moet ik doen als ik de service Omzetrapportage niet zie?" voor instructies.

• "Rapporteur" toegang: Ga naar de instellingen van de service en verifieer dat de gebruiker algemene toegang heeft gekregen als Rapporteur. Een gebruiker kan de service niet zien of gebruiken zonder deze toestemming.

2. Zijn ze toegewezen aan het actieve rapportageschema? Zelfs als een gebruiker de rol Rapporteur heeft, moet zijn bedrijf ook specifiek als deelnemer worden toegevoegd aan een actief schema.

• Navigeer naar de instellingen voor het relevante rapportageschema.
• Controleer de lijst "Leden" om er zeker van te zijn dat het bedrijf van de gebruiker is opgenomen.
• Als de gebruiker in de actieve rapportageperiode moet worden toegevoegd, kun je dit op de overzichtspagina doen via de knop: Voeg lid toe aan periode

3. Is de rapportageperiode momenteel voor hen geopend? Als een gebruiker alle juiste rechten heeft maar nog steeds niet kan rapporteren, is het probleem waarschijnlijk gerelateerd aan timing of status.

• Controleer de deadline: Bevestig dat de indieningsdeadline voor de huidige rapportageperiode niet is verstreken.
• Controleer op bestaande rapportages: Bekijk de rapportagegeschiedenis om te zien of er al een rapportage voor deze periode is ingediend namens hun bedrijf, aangezien dit een dubbele inzending kan voorkomen.